Aplikacija za zakazivanje termina za salon, ordinaciju ili servis

Aplikacija za zakazivanje termina omogućava klijentu da sam izabere uslugu i slobodan termin preko telefona, u bilo koje doba dana, i da odmah dobije potvrdu i kasnije podsetnik. Vi sve termine vidite u jednom kalendaru, po radnicima. Postoje dva puta: gotova aplikacija uz mesečnu pretplatu ili aplikacija po meri, na vašem sajtu i po vašim pravilima.

Problem koji rešava poznat je svakom ko radi sa strankama. Telefon zvoni dok ste sa klijentom u stolici, poruke stižu na tri mesta, a sveska sa terminima ostane u radnji kada ste kod kuće. Ako se ne javite, klijent pozove sledeći salon sa spiska.

Dobra aplikacija za zakazivanje frizera, stomatologa ili auto servisa ne mora da bude komplikovana. Mora da zna koliko traje koja usluga, ko radi kada i šta se dešava kada neko otkaže.

U nastavku je kako izgleda jedno zakazivanje od početka do kraja, šta aplikacija mora da zna o vašem poslu, kada je gotova aplikacija sasvim dovoljna, a kada vredi praviti svoju.

IT Expert iz Beograda pravi softver po meri, uključujući aplikacije za zakazivanje. Posle konsultacije dobijate predlog, a vi birate da li posao radimo mi, neko drugi ili ostajete na gotovom rešenju.

UslugaSoftver po meri

Kako izgleda jedno zakazivanje, korak po korak

Ovo je tok koji klijent prođe za manje vremena nego što traje jedan telefonski poziv. Svaki korak je mesto gde aplikacija može da vam olakša posao ili da ga zakomplikuje, pa je dobro proći ga pre nego što bilo šta izaberete.

Klijent otvara link za zakazivanje: sa sajta, iz Google profila firme ili sa Instagrama.
Bira uslugu, na primer šišanje i feniranje, popravku zuba ili mali servis.
Bira radnika ili ostavlja da sistem dodeli bilo koga ko je slobodan.
Vidi samo termine koji su zaista slobodni, uz računanje trajanja usluge i pauza.
Ostavlja ime i broj telefona i potvrđuje termin.
Dobija potvrdu odmah, a podsetnik pre termina, porukom ili mejlom.
Ako ne može da dođe, otkazuje ili pomera termin preko linka iz poruke, pa se termin odmah oslobađa za drugog.
Posle posete može da dobije poruku sa linkom za recenziju.

Nedeljni kalendar sa terminima u plavoj, žutoj i zelenoj boji i zvoncetom za obaveštenja

Šta aplikacija mora da zna o vašem poslu

Kalendar sa slobodnim poljima nije dovoljan. Aplikacija mora da zna koliko traje svaka usluga, jer farbanje i šišanje ne zauzimaju isto vreme, i koliko vam treba između dva klijenta za čišćenje ili pripremu.

Mora da zna ko radi kada: smene, slobodne dane, godišnje odmore i to koji radnik radi koje usluge. Ako samo jedna koleginica radi keratinski tretman, aplikacija ne sme da ponudi taj tretman kod nekog drugog.

U ordinaciji i servisu bitni su i prostor i oprema. Ako imate jednu stolicu za određeni zahvat ili jednu dizalicu u servisu, dva termina ne smeju da se preklope ni kada su različiti radnici slobodni.

Na kraju, pravila za otkazivanje: do kada klijent sme sam da otkaže, da li tražite avans za duže tretmane i šta se dešava sa klijentom koji se više puta ne pojavi.

Poređenje: telefon sa gotovom aplikacijom punom tuđih firmi i laptop sa sajtom firme i ugrađenim zakazivanjem

Gotova aplikacija ili aplikacija po meri

Gotova aplikacija za zakazivanje se plaća mesečno, podesi se za nekoliko dana i pokriva uobičajen posao jednog salona ili ordinacije. Klijenti često zakazuju preko njene stranice ili aplikacije, pod njenim imenom, a vi radite po pravilima koja ona podržava.

Aplikacija po meri je vaša: radi na vašem sajtu, sa vašim imenom, i ponaša se po vašim pravilima. Podaci o klijentima su u vašoj bazi, a aplikacija može da se poveže sa programom za fakturisanje, magacinom ili kartonima pacijenata. Za to treba više vremena na početku i održavanje posle.

Gotova aplikacija je obično dovoljna ako:

imate jednu lokaciju i nekoliko radnika,
vaše usluge i pravila liče na posao većine sličnih firmi,
ne treba vam povezivanje sa drugim programima,
vam ne smeta da klijent vidi tuđe ime i dizajn dok zakazuje.

Kada aplikacija po meri ima smisla

01Posebna pravila

Termin zavisi od opreme, prostorije ili kombinacije dva radnika, ili usluga ima više delova sa pauzom između. Gotove aplikacije takve slučajeve često ne pokrivaju.

02Povezivanje

Zakazivanje treba da vidi magacin, fakture, kartone pacijenata ili status vozila u servisu. Tada kalendar postaje deo jedne aplikacije, a ne poseban program.

03Više lokacija i brend

Imate više radnji ili ordinacija i želite da klijent zakazuje na vašem sajtu, pod vašim imenom, sa jednim nalogom za sve lokacije.

UslugaIzrada mobilnih aplikacija

Telefon sa obaveštenjem o terminu, dugmetom za potvrdu i dugmetom za otkazivanje

Podsetnici i otkazivanja: gde aplikacija štedi najviše vremena

Najveća korist od online zakazivanja često nije samo zakazivanje nego ono što se dešava posle. Klijent koji dobije podsetnik dan pre termina ima priliku da na vreme otkaže, umesto da se jednostavno ne pojavi.

Kada se otkazivanje radi preko linka iz poruke, termin se odmah vraća u kalendar i neko drugi može da ga uzme. Nema telefoniranja, a vi ne morate da pamtite ko je otkazao.

Podsetnik može da ide porukom, mejlom ili obaveštenjem na telefonu. Poruke koštaju po slanju, pa se obično bira kombinacija: mejl za potvrdu, poruka za podsetnik.

Dugme za zakazivanje stavite tamo gde vas klijenti već traže. Google profil firme ima mesto za link za zakazivanje kod kategorija za koje je ta opcija dostupna, a isti link ide na sajt i u opis na Instagramu.

VodičGoogle profil firme

Laptop sa kalendarom termina podeljenim po tri radnika

Ordinacija i servis: podaci klijenata i posebna pravila

Ordinacija ima jednu obavezu više. Podaci o zdravlju spadaju u posebne vrste podataka o ličnosti po Zakonu o zaštiti podataka o ličnosti (Sl. glasnik RS, br. 87/2018), pa se za njih traži veća zaštita. Ako forma za zakazivanje pita za razlog dolaska ili simptome, ti podaci moraju da budu zaštićeni, dostupni samo onima kojima trebaju i čuvani samo koliko je potrebno.

Zato je kod ordinacija važno gde se podaci čuvaju i ko im pristupa. Kod gotove aplikacije pitajte gde su serveri i šta piše u ugovoru o obradi podataka. Kod aplikacije po meri to dogovarate sami.

Auto servis ima drugačiji problem: termin nije kraj priče. Klijent želi da zna kada je vozilo gotovo, a vi treba da znate koje delove da poručite pre nego što auto stigne. Aplikacija koja povezuje zakazivanje, radni nalog i obaveštenje o završetku štedi pozive sa obe strane.

Za duže tretmane ili zahvate mnogi traže avans. Online plaćanje karticom pri zakazivanju smanjuje broj klijenata koji se ne pojave, ali traži ugovor sa bankom ili platnim servisom i uslove plaćanja na sajtu.

VodičOnline plaćanje karticama na sajtu

Recepcija frizerskog salona sa tabletom na kome je kalendar termina

Šta da pripremite pre nego što izaberete aplikaciju

Bez obzira na to da li birate gotovu aplikaciju ili pravite svoju, isti spisak skraćuje posao. Napišite ga na jednom papiru pre prvog razgovora sa bilo kim.

Spisak usluga sa trajanjem i pauzom posle svake.
Ko radi koje usluge i u kojim smenama.
Oprema ili prostorije koje se ne smeju preklapati.
Pravila otkazivanja i da li tražite avans.
Gde vas klijenti danas najčešće kontaktiraju.
Sa kojim programima zakazivanje treba da se poveže.

PaketiPaketi i cene

KontaktZakažite konsultaciju

Česta pitanja o aplikaciji za zakazivanje termina

Da li klijent mora da instalira aplikaciju da bi zakazao?

Ne mora. Najčešće je dovoljan link koji se otvara u pregledaču na telefonu. Posebna aplikacija za telefon ima smisla za firme kojima se klijenti često vraćaju, na primer za salon sa stalnim mušterijama ili teretanu.

Šta ako klijent zakaže termin koji je u međuvremenu zauzet telefonom?

To se ne dešava ako i telefonske termine upisujete u istu aplikaciju. Kalendar je jedan, pa termin koji ste upisali ručno odmah nestaje sa liste slobodnih. Zato je važno da cela ekipa koristi aplikaciju, a ne svesku pored nje.

Može li zakazivanje da bude na našem sajtu?

Može. Mnoge gotove aplikacije nude kod za ugradnju u sajt, a aplikacija po meri je ionako deo vašeg sajta. Isti link za zakazivanje stavite i u Google profil firme i na društvene mreže.

Koliko košta aplikacija za zakazivanje po meri?

Zavisi od broja usluga, radnika, lokacija i povezivanja sa drugim programima. Okvirne pakete možete da vidite na stranici paketa, a tačnu cenu dajemo posle konsultacije i pisanog opisa posla.

Aplikacija za zakazivanje termina: kako izabrati