Firma radi u Excel tabelama: kada je vreme za aplikaciju po meri

Vreme je za aplikaciju po meri kada tabelu ne koristi više jedan čovek nego cela firma: kada se isti podaci kucaju na dva mesta, kada niko nije siguran koja je verzija fajla poslednja i kada se greške otkrivaju tek kod kupca. Dok tabelu vodi jedna osoba za svoje potrebe, Excel je sasvim dobar alat.

Većina firmi ne počne od aplikacije, i to je u redu. Počne se od jedne tabele za porudžbine, pa se doda tabela za magacin, pa jedna za servisne naloge. Posle dve godine postoji deset fajlova, tri kolege koje znaju koji je pravi i mejlovi sa naslovom "konačno, ispravljeno".

Pitanje "koliko košta da se napravi aplikacija" obično dolazi baš u tom trenutku. Pošten odgovor je da cena zavisi od toga šta aplikacija treba da radi, pa je zato prvo dobro znati šta vas tabele zaista koštaju danas: vreme, greške i propuštene poslove.

U nastavku je spisak znakova koje vlasnici najčešće prepoznaju, šta se menja kada podaci pređu u aplikaciju, od čega zavisi cena izrade i kada je bolje da ostanete u Excelu.

IT Expert iz Beograda pravi softver po meri u sopstvenom kodu (Laravel, Nuxt, Flutter). Posle prvog razgovora dobijate opis posla, a vi birate da li ga radimo mi ili neko drugi.

UslugaSoftver po meri

Lista za proveru sa četiri štiklirana i dva prazna polja

Sedam znakova da je Excel postao kočnica

Ako prepoznate tri ili više stavki sa spiska, tabele vas već koštaju više nego što mislite. Svaka od njih znači da neko u firmi troši vreme na prepisivanje, proveru ili traženje umesto na posao.

Isti podatak kucate dva puta: jednom u tabelu, jednom u fakturu ili u knjigovodstveni program.
Postoji više kopija istog fajla i ne znate pouzdano koja je poslednja.
Kada neko izbriše red ili formulu, primetite tek kada se brojke ne slažu.
Svi vide sve: i plate, i cene nabavke, i podatke o kupcima, jer tabela ne zna ko sme šta.
Izveštaj za kraj meseca pravi jedna osoba, ručno, i kada je ona na odmoru, izveštaja nema.
Kolege na terenu javljaju podatke telefonom ili porukom, a neko ih posle unosi.
Kupac pita za status porudžbine, a odgovor zahteva da otvorite tri fajla.

Više kopija istog Excel fajla povezanih zapetljanim strelicama sa mejlovima i telefonom

Zašto tabela radi za jednog čoveka, a ne za celu firmu

Excel je napravljen za računanje i analizu, ne za vođenje posla više ljudi u isto vreme. Microsoft 365 danas dozvoljava da više ljudi radi u istom fajlu, ali tabela i dalje ne proverava da li je unet ispravan kupac, da li je roba zaista na stanju i ko je promenio cenu.

Problem obično nije sam Excel nego način na koji fajl putuje. Šalje se mejlom, kopira na fleš, čuva na dva računara. Svaka kopija postaje svoja istina, a usklađivanje pada na nekoga ko bi trebalo da radi nešto drugo.

Druga stvar su ovlašćenja. U tabeli je teško sakriti kolonu samo od jednog kolege, a lako je slučajno poslati ceo fajl sa podacima o kupcima. Kada su u pitanju lični podaci, to više nije samo neurednost nego i obaveza po Zakonu o zaštiti podataka o ličnosti.

Treća stvar je istorija. Kada se u aplikaciji promeni status naloga, ostaje zapis ko je to uradio i kada. U tabeli ostaje samo nova vrednost.

Šta aplikacija po meri menja u svakodnevnom radu

01Jedan unos

Podatak se unese jednom i odmah ga vide svi kojima treba, od magacina do knjigovodstva. Nema prepisivanja i nema pitanja koja je verzija tačna.

02Uloge i prava

Prodavac vidi svoje kupce, magacioner stanje, vlasnik sve. Svako dobija ekran sa onim što mu treba za posao, bez kolona koje ne sme da menja.

03Izveštaji sami od sebe

Izveštaj za kraj meseca, stanje porudžbina ili učinak po kolegi dobijate klikom, iz istih podataka koje ljudi unose tokom dana.

Šema: Excel tabela prelazi u bazu podataka koju koriste laptop i telefon

Kako izgleda prelazak iz tabela u aplikaciju

Podaci iz tabela prelaze u bazu podataka, a aplikacija je ono što ljudi vide: forme za unos, liste, pretraga i izveštaji. Postojeće tabele ne bacate. Iz njih se uvoze kupci, artikli i istorija, pa prvog dana radite sa podacima koje već imate.

Aplikacija se otvara u pregledaču na računaru, a po potrebi i na telefonu ili tabletu. Kolega na terenu upisuje nalog na licu mesta, a u kancelariji ga vidite odmah.

Aplikacija se može povezati sa programima koje već koristite, na primer sa knjigovodstvenim programom, sistemom e-faktura (SEF) ili sajtom i web shopom. Šta se povezuje odlučujemo zajedno na početku, jer od toga dosta zavisi i obim posla.

Ne mora sve odjednom. Najčešće se počne od dela koji najviše boli, na primer naloga ili magacina, a ostalo se dodaje kada prvi deo zaživi.

Tablet sa tabelom porudžbina i telefon sa formom za unos naloga

Koliko košta da se napravi aplikacija i od čega to zavisi

Cena aplikacije po meri zavisi od obima: koliko različitih ekrana i uloga ima, koliko pravila posao ima i sa čim aplikacija mora da se poveže. Zato je ne pišemo napamet. Okvirne pakete i šta ulazi u njih možete da vidite na stranici paketa, a tačnu ponudu dajemo posle razgovora i pisanog opisa posla.

Najviše na cenu utiču broj uloga (ko sve koristi aplikaciju i šta sme), broj procesa (porudžbine, magacin, servis, fakture), povezivanje sa drugim programima i to da li treba posebna aplikacija za telefon ili je dovoljna web aplikacija koja radi i na telefonu.

Manje utiču boje i dizajn, a više to koliko su vaša pravila jasna. Ako se zna ko odobrava porudžbinu i šta se dešava kada robe nema, posao ide brže. Ako to zavisi od toga ko je taj dan u kancelariji, prvo se dogovaraju pravila, pa tek onda kod.

Računajte i na održavanje posle puštanja u rad. Aplikacija sa podacima firme se prati svakodnevno, a bezbednosne zakrpe se postavljaju čim izađu, ne jednom mesečno.

Dobar način da držite cenu pod kontrolom je da prvo napravite najmanju verziju koja rešava glavni problem. Kada ona zaživi, sledeći delovi se planiraju na osnovu onoga što ste naučili, a ne na osnovu pretpostavki.

PaketiPaketi i cene

KontaktOpišite nam svoj posao

Tri kartice u nizu sa ikonama razgovora, skice i podešavanja povezane linijom napretka

Kako teče izrada, od razgovora do prvog dana rada

Izrada aplikacije po meri ide u koracima, a posle svakog koraka vidite nešto konkretno i možete da kažete šta ne valja.

Razgovor: prolazimo kroz vaše tabele i kroz to kako posao zaista teče, ne kako bi trebalo da teče.
Opis posla: dobijate pisani spisak ekrana, uloga i povezivanja, sa procenom. Tada birate da li posao radi IT Expert ili neko drugi.
Skica: pre programiranja vidite kako će ekrani izgledati i redosled koraka.
Prvi deo: pravi se deo koji najviše boli, sa vašim stvarnim podacima uvezenim iz tabela.
Uvođenje: kolege rade u aplikaciji, a tabele neko vreme ostaju kao rezerva.
Održavanje: svakodnevno praćenje, zakrpe čim izađu i dorade kako posao raste.

VodičWordPress ili sajt po meri

VodičIT podrška za firme

Kada je bolje da ostanete u Excelu

Ako tabelu vodi jedna ili dve osobe, ako se podaci retko menjaju i ako greška ne košta mnogo, aplikacija vam verovatno ne treba. Bolje je urediti tabelu: zaključati formule, uvesti padajuće liste i čuvati fajl na jednom mestu u oblaku.

Isto važi ako se posao još menja iz meseca u mesec. Aplikacija je dobra kada su pravila koliko toliko stabilna. Dok tražite pravi način rada, tabela je fleksibilnija i jeftinija.

Ponekad je rešenje i gotov program: za knjigovodstvo, fakturisanje ili zakazivanje postoje proizvodi koji pokrivaju uobičajen posao. Aplikacija po meri ima smisla kada vaš način rada ne staje u gotov program ili kada morate da povežete više programa u jednu celinu.

Česta pitanja o prelasku iz Excela u aplikaciju

Koliko košta da se napravi aplikacija za firmu?

Zavisi od broja ekrana, uloga, procesa i povezivanja sa drugim programima. Okvirne pakete možete da vidite na stranici paketa, a tačnu cenu dajemo posle razgovora i pisanog opisa posla, kada znamo šta aplikacija treba da radi.

Da li gubimo podatke iz postojećih tabela?

Ne. Kupci, artikli, nalozi i istorija se uvoze iz postojećih tabela u bazu, pa prvog dana radite sa podacima koje već imate. Pre uvoza se tabele pregledaju, jer se tada obično nađu duplikati i greške koje treba ispraviti.

Da li nam treba aplikacija za telefon ili web aplikacija?

Za većinu firmi dovoljna je web aplikacija koja radi u pregledaču, i na računaru i na telefonu. Posebna aplikacija za telefon ima smisla kada treba raditi bez interneta, koristiti kameru za skeniranje ili slati obaveštenja na telefon.

Možemo li da počnemo od jednog dela posla?

Možete, i to obično preporučujemo. Prvo se napravi deo koji najviše boli, na primer nalozi ili magacin. Kada on zaživi, sledeći delovi se dodaju na istu bazu, bez ponovnog unosa podataka.

Ko održava aplikaciju posle izrade?

Aplikacija sa podacima firme treba svakodnevno praćenje, rezervne kopije i bezbednosne zakrpe čim izađu. To može da radi IT Expert ili druga firma po vašem izboru, a dokumentaciju i pristup kodu dobijate vi.

Excel tabele ili aplikacija po meri: kada preći