Backup podataka u firmi: pravilo 3-2-1 na primeru male firme

Pravilo 3-2-1 znači da od svakog važnog fajla imate tri primerka: original i dve rezervne kopije, na dve različite vrste medija, od kojih je jedan van firme. U maloj firmi to najčešće izgleda ovako: podaci na računarima ili serveru, automatska kopija na mrežnom disku u kancelariji i automatska kopija u oblaku ili na disku koji se čuva na drugoj adresi.

Većina firmi ima neki backup. Problem je što je to obično jedan eksterni disk koji stoji uključen pored računara. Kada ransomware zaključa računar, zaključa i taj disk. Kada provalnik odnese laptop, odnese i disk iz iste torbe.

Pravilo je opisano i u dokumentu "Data Backup Options" koji je 2012. objavio US-CERT, američki tim za računarske incidente: tri primerka, dve vrste medija, jedan primerak van poslovnog prostora.

Ispod je primer kancelarije sa pet računara, korak po korak, i raspored po kome se kopije prave same, bez toga da iko mora da se seti.

UslugaIT podrška za firme

Šta znače brojevi 3, 2 i 1

01Tri primerka

Original i dve rezervne kopije. Ako se jedna kopija pokvari ili bude zaključana, ostaje druga.

02Dva medija

Na primer mrežni disk i oblak. Isti kvar retko pogodi dve različite vrste uređaja u isto vreme.

03Jedan van firme

Požar, poplava ili krađa u kancelariji ne smeju da odnesu sve kopije odjednom.

Primer: kancelarija sa pet računara

Zamislite knjigovodstvenu agenciju sa pet zaposlenih. Radni fajlovi su u deljenom folderu, knjigovodstveni program ima svoju bazu, a mejl je u Microsoft 365 ili Google Workspace nalogu. To su tri mesta koja backup mora da pokrije.

Prva kopija ide na mrežni disk (NAS) u kancelariji. Program za backup svake noći kopira deljeni folder i bazu knjigovodstvenog programa. Vraćanje sa NAS-a je brzo, pa se ova kopija koristi kada neko slučajno obriše fajl.

Druga kopija ide van kancelarije: u oblak, šifrovana, ili na disk koji se menja jednom nedeljno i čuva na drugoj adresi. Oblak je praktičniji jer ne zavisi od toga da li će se neko setiti zamene.

Mejl i dokumenti u oblaku čuvaju obrisane stavke samo ograničeno vreme. Ako zaposleni ili napadač sa njegovim nalogom obriše mejlove, posle tog roka su nestali. Zato se i nalog za mejl kopira posebnim alatom za backup.

Kada se sve sabere, svaki važan fajl postoji tri puta, na dve vrste medija, a jedan primerak je van kancelarije. To je 3-2-1.

VodičRansomware: šta je i kako se zaštititi

VodičIT podrška za firme

Raspored automatskog backupa, od noći do probe vraćanja

Automatski backup radi samo ako je raspored zapisan i ako neko proverava da je prošao. Ovo je raspored za kancelariju iz primera:

Svake noći: deljeni folder i baza knjigovodstvenog programa kopiraju se na NAS.
Svake noći, posle toga: NAS šalje šifrovanu kopiju u oblak.
Svakog jutra: stiže izveštaj da li je backup prošao, a neuspeh se rešava isti dan.
Jednom nedeljno: kopiraju se mejl i dokumenti iz Microsoft 365 ili Google Workspace naloga.
Jednom mesečno: vraća se jedan nasumično izabran fajl i proverava se da li se otvara.
Dva puta godišnje: proba vraćanja cele baze ili celog računara, uz merenje koliko traje.

Backup u oblaku: sinhronizacija nije isto što i kopija

Kopija u oblaku rešava deo pravila "jedan van firme" bez nošenja diskova. Ali nije svaki folder u oblaku backup.

OneDrive, Google Drive ili Dropbox koji samo sinhronizuju folder prenesu svaku promenu: kada se fajl na računaru obriše ili zaključa, ista promena stigne i u oblak. Pravi backup čuva starije verzije, pa možete da se vratite na stanje od pre nekoliko dana.

Proverite da se podaci šifruju pre slanja, da nalog za backup ima prijavu u dva koraka i da njegova lozinka nije ista kao lozinka računara. Napadač koji uđe u nalog za backup može da obriše i kopije.

Ako u fajlovima ima podataka o ličnosti, na primer o zaposlenima ili klijentima, Zakon o zaštiti podataka o ličnosti (Službeni glasnik RS, br. 87/2018) u članu 50. među merama zaštite navodi i mogućnost da se raspoloživost i pristup podacima povrate posle incidenta. Proverena rezervna kopija je deo toga.

Proba vraćanja: jedini dokaz da backup radi

Backup koji nikada nije vraćen je pretpostavka. Kopija može biti prazna, oštećena ili zaključana lozinkom koju niko ne zna, a to se otkrije tek kada zatreba.

Mesečna proba traje nekoliko minuta: izaberete fajl, vratite ga u poseban folder i otvorite ga. Ako se otvori, zapišete datum i ko je probao.

Dva puta godišnje probajte veće vraćanje: celu bazu programa ili ceo računar na rezervni uređaj. Zapišite koliko je trajalo. Taj broj vam kaže koliko dugo firma stoji ako kvar dođe sutra.

CISA u istom vodiču preporučuje redovno testiranje dostupnosti i ispravnosti rezervnih kopija, uključujući vraćanje kao da je u pitanju pravi kvar.

KontaktPitajte nas za backup

Kopija van firme bez oblaka

Ako ne želite podatke u oblaku, treći primerak možete da držite na dva diska koja se smenjuju. Jedan je u kancelariji i prima kopiju, drugi je na drugoj adresi. Jednom nedeljno ih zamenite.

Disk koji je van kancelarije nije povezan ni sa čim, pa do njega ransomware ne može da dođe. To je jednostavan način da imate kopiju koja je stvarno offline.

Slaba tačka je čovek: neko mora da se seti zamene. Zato zamenu stavite u kalendar sa podsetnikom i šifrujte diskove, jer se disk u torbi lako izgubi.

Tri česte greške sa backupom

01Disk stalno uključen

Eksterni disk koji je stalno povezan sa računarom ransomware zaključa zajedno sa računarom.

02Samo sinhronizacija

Folder u oblaku bez starijih verzija prenese i brisanje i zaključavanje fajlova.

03Niko ne čita izveštaj

Backup prestane da radi zbog punog diska ili promenjene lozinke, a to se primeti tek kada zatreba.

PaketiPaketi IT podrške

VodičOdržavanje računara za firme

Česta pitanja o backupu podataka

Šta je pravilo 3-2-1?

Tri primerka podataka (original i dve kopije), na dve različite vrste medija, od kojih je jedan van firme. Pravilo je opisano i u dokumentu Data Backup Options koji je 2012. objavio US-CERT.

Koliko često treba raditi backup?

Onoliko često koliko podataka smete da izgubite. Ako firma ne sme da izgubi više od jednog radnog dana, kopija se pravi svake noći. Ako se baza menja ceo dan i svaki sat je važan, kopija se pravi i češće.

Da li je OneDrive ili Google Drive backup?

Sama sinhronizacija nije, jer prenese i brisanje i zaključavanje fajlova. Postaje deo backupa tek ako čuva starije verzije dovoljno dugo i ako postoji još jedna kopija koja ne zavisi od istog naloga.

Da li je dovoljan jedan eksterni disk?

Nije. To je jedna kopija, na jednom mediju, na istom mestu kao original. Ako je stalno uključen, ransomware ga zaključa zajedno sa računarom. Može da bude deo rešenja, ako se isključuje i čuva odvojeno.

Koliko dugo čuvati rezervne kopije?

Čuvajte više verzija unazad, na primer dnevne za poslednje dve nedelje i mesečne za poslednju godinu, da biste mogli da se vratite i pre greške koja je dugo ostala neprimećena. Rokove za čuvanje dokumenata određuju i propisi, pa ih proverite sa knjigovođom.

Backup podataka u firmi: pravilo 3-2-1